― 人が迷わず動ける環境は、仕組みでつくられる ―
職場で起きるミスやトラブルの多くは、
「能力不足」ではなく “指示が伝わっていない” ことが原因だ。
- 言ったつもり
- 伝わったつもり
- わかっているはず
- これくらいなら理解しているだろう
こうした“つもり”の積み重ねが、現場の混乱を生む。
そしてもう一つの問題が、
属人化（特定の人しかわからない状態）。
属人化が進むと、
誰かが休むだけで現場が止まり、
新人は育たず、
ミスが増え、
現場は疲弊していく。
この記事では、
指示が伝わる仕組みづくりと
属人化しない職場の条件をまとめてみたい。
1. 指示が伝わらない職場の共通点
指示が伝わらない職場には、いくつかの特徴がある。
● ① 言葉が抽象的
「ちゃんとやって」
「早めにお願い」
「できるだけ丁寧に」
「普通にやれば大丈夫」
これでは、人によって解釈がバラバラになる。
● ② 指示の“ゴール”が曖昧
- どこまでやればOKなのか
- 何を優先すべきなのか
- どのレベルを求めているのか
これが曖昧だと、現場は迷い続ける。
● ③ 伝える方法が人によって違う
Aさんは口頭
Bさんはチャット
Cさんはメモ
Dさんは「見て覚えて」
これでは、属人化が進むのは当然。
2. 属人化が生む“静かな損失”
属人化は、目に見えないところで職場を弱くする。
● ① 特定の人に負荷が集中する
「この仕事はあの人しかできない」
→ その人が疲弊する
→ その人が辞めたら現場が崩壊する
● ② 新人が育たない
教える人によって言うことが違う
→ 新人は混乱する
→ 自信を失う
→ 離職につながる
● ③ ミスが増える
手順が統一されていない
→ 人によってやり方が違う
→ ミスが起きても原因が特定できない
属人化は、
**現場の成長を止める“見えないコスト”**だ。
3. 指示が伝わる職場は「仕組み」で動いている
指示が伝わる職場は、
“優秀な人がいる職場”ではなく、
**“誰でも迷わず動ける仕組みがある職場”**だ。
そのために必要なのは、次の3つ。
① 指示のフォーマットを統一する
指示は「人」ではなく「形式」で伝える。
● 使えるフォーマット例
【いつまでに】
【何を】
【どのレベルで】
【優先度は】
【不明点があれば誰に聞くか】
これだけで、指示の伝達精度は劇的に上がる。
② 手順書・チェックリストを“現場用”に作る
手順書は「読むため」ではなく「使うため」に作る。
- 写真や図を入れる
- 1ステップを短くする
- 専門用語を減らす
- 実際の作業順に並べる
属人化を防ぐ最強の武器は、
**“誰が見ても同じ結果になる手順書”**だ。
③ 情報の置き場所を固定する
情報が散らばっていると、
「どれが最新かわからない」
「どこにあるかわからない」
という混乱が起きる。
- 共有フォルダ
- チャットの固定メッセージ
- ホワイトボード
- 朝礼の共有事項
どれでもいい。
大事なのは “全員が同じ場所を見る” こと。
4. データが示す：仕組み化はミスを減らす
ヒューマンエラー研究では、
ミスの80〜90%は個人ではなく“環境要因” とされている。
つまり、
「人が悪い」のではなく、
“仕組みがないこと”が問題。
また、
情報共有が整った職場は生産性が最大25%向上する
という調査もある。
仕組み化は、
優しさでも、効率化でもなく、
**現場を守るための“安全装置”**だ。
5. 属人化しない職場は「誰がやっても同じ結果になる」
属人化しない職場には、共通点がある。
- 指示が短くて具体的
- 手順が統一されている
- 情報の置き場所が決まっている
- 新人でも迷わない
- 誰かが休んでも回る
- ミスが起きても原因が特定できる
これは、
優秀な人がいるからできるのではなく、
仕組みがあるからできる。
まとめ
示が伝わらない職場は、
- ミスが増え
- 人が育たず
- 属人化が進み
- 現場が疲弊する
逆に、
指示が伝わる職場は、
仕組みで動くから強い。
- 指示のフォーマットを統一する
- 手順書を“現場用”に作る
- 情報の置き場所を固定する
この3つを整えるだけで、
現場は驚くほどスムーズに動き始める。
人が迷わず動ける職場は、
優秀な人が作るのではなく、
優しい仕組みが作る。
働く人が無理なく力を発揮できる職場が、
一つでも増えていくことを願っている。